Regelmatig krijg ik onderhandse offerteaanvragen onder mijn neus en ik verbaas me over het gebrek aan kwaliteit van deze offerteverzoeken.  De meest gebruikte fout is dat er punten worden gegeven op ervaringen/referenties. Een referentie is echter een geschiktheidscriterium wat men inzet om er achter te komen of deze organisatie de juiste kennis en ervaring in huis heeft om de opdracht uit te kunnen voeren. Daarbij is het belangrijk dat dit onderdelen van referenties (kerncompetenties) zijn die van essentieel belang zijn voor de uitvoer van die opdracht.

Bij onderhandse opdrachten mag de aanbestedende dienst alleen referenties opvragen als men de organisatie(s) niet kent. Dit staat ook duidelijk in  voorschrift 3-5 B van de Gids Proportionaliteit.   Geschiktheidscriteria zijn wezenlijk anders dan gunningscriteria. De geschiktheidscriteria zien toe op de organisatie en de gunningscriteria op de offerte. Vaak bestaan gunningscriteria uit een aantal wensen en een bijbehorende prijs.  Wat kun je doen als je een offerte ontvangt waarin referenties als gunningscriterium worden ingezet? Je kunt mij natuurlijk bellen, maar je kunt het ook zelf oplossen door hier een goed onderbouwde vraag over te stellen.  Ik doe een voorzet: “ Referenties maken in uw offerteverzoek onderdeel uit van de beoordeling. Referenties zien echter toe op de geschiktheid van organisaties (zie hiervoor ook artikel 2.90 van de Aanbestedingswet 2012) en niet op de beoordeling. Wij verzoeken u dan ook de offerteaanvraag in lijn te brengen met de Aanbestedingswet.”  Natuurlijk zijn er nog veel meer formuleringen denkbaar. Ik zou het erg leuk vinden om te horen wat de antwoorden zijn.